Una valida alternativa ai più classici fogli per emettere fattura è fornita da una serie di servizi online che permettono – senza dover pagare, scaricare e imparare ad usare complessi programmi di fatturazione – di poter fatturare direttamente on line. Negli ultimi anni si sono moltiplicati i siti web che forniscono applicazioni in cloud – ovvero condivise – di emissione e gestione di fatture. Il vantaggio di queste app è legato in primis alla semplicità d’uso, alla possibilità di condividerle su diverse piattaforme – pc, tablet, cellulare – e la garanzia di avere tutto sempre a portata di click. Infatti, oltre a emettere singolarmente fattura, questi servizi permettono di controllare le transazioni, eventuali ritardi, tasse e tutto ciò che ruota attorno al mondo delle fatture. Ogni sito web ha le sue peculiarità eppure i servizi offerti sono molto simili, e permettono tutti di espletare ogni funzione legata alla fatturazione. Proviamo a guardarli nel dettaglio.
Come funzionano questi servizi?
Accesso da ogni dispositivo. È questo uno dei principali vantaggi dei servizi di fatturazione on line, che permettono di gestire clienti, ordini, fatture, acquisti e, non di meno, F24. Spesso questi programmi sono in grado di soddisfare le esigenze di fatturazione, sia nel caso queste siano fatture proforma o autofatture. La maggior parte di questi funziona in cloud, garantendo quindi l’accesso semplice e istantaneo da vari dispositivi e permettendo di avere sempre con se la propria contabilità – purché sia garantito l’accesso a Internet. Questo è un aspetto spesso trascurato: se da un lato è un enorme vantaggio è pur vero che non bisogna dimenticarsi che in assenza di un collegamento internet è impossibile accedere ai propri libri contabile.
A chi sono rivolti?
Sicuramente i servizi cloud non possono sostituire il lavoro di un commercialista e per questo non sono adatti a grande imprese con grossi volumi d’affari: per i liberi professionisti, ma anche per la piccola impresa, al contrario, possono risultare davvero utili. La possibilità di gestire, collegandosi semplicemente a internet, la fatturazione dell’azienda permette di gestire le fatture e la contabilità tutta in modo molto agevole e semplice. Spesso sono forniti dei servizi di analisi, in automatico, che rendono possibile il controllo, istante per istante, delle proprie casse. Spesso i servizi sono completamente gratuiti mentre presentano alle volte dei servizi aggiuntivi a pagamento attraverso un account premium. Per pochi euro al mese vengono forniti dei servizi che permettono di gestire in modo del tutto autonomo la totalità della propria contabilità.
Servizi standard gratuiti
Come detto in precedenza non tutti i siti web offrono gli stessi servizi, ma spesso gli account gratuiti hanno accesso alle stesse funzionalità. Possiamo qui brevemente elencarle.
In primis è sicuramente garantita la possibilità di gestire le proprie fatture così come le note di credito. Spesso sono attivi anche dei tab, semplici e intuitivi, per creare dei preventivi personalizzati e delle fatture proforma, per completare il quadro di una gestione elementare della propria contabilità. Altre volte è possibile anche gestire i DDT e le fatture accompagnatorie: insieme agli strumenti di analisi automatica, l’invio di documenti via mail e della registrazione degli acquisti con allegati viene a completarsi un quadro spesso sufficiente. Alcuni siti web forniscono la possibilità di gestire anche gli F24 e di permettere al commercialista di visionare, in modo però passivo, le fatture alla ricerca di eventuali errori. Inoltre viene quasi sempre garantito un’assistenza telefonica gratuita.
Servizi a pagamento
Sebbene siamo spesso abituati a non dover pagare alcun servizio online, è pur vero che alcune funzionalità hanno dei costi che questi portali sono costretti a pagare. Con un abbonamento, spesso mensile se non annuale, è possibile garantirsi dei servizi aggiuntivi estremamente utili.
Oggi per comunicare con la pubblica amministrazione è necessario lavorare con le fatture elettroniche. La possibilità di generare fatture elettroniche PA è uno dei servizi aggiuntivi offerti spesso a pagamento. Anche la possibilità di personalizzare l’html dei del software di gestione è uno dei servizi integrati, insieme alla completa portabilità con il servizioPaypal. Altri servizi offerti vengono rappresentati dalla opportunità di inserire allegati anche ai documenti che vengono emessi, di gestire comunicazioni di pagamento, di utilizzare il riconoscimento OCR per gli acquisti, il caricamento e il riconoscimento automatizzato delle fatture passive, la gestione delle spese sanitarie e la possibilità di accedere tramite API pubbliche.
Un sistema veloce e pratico
L’ottimizzazione della contabilità attraverso un sistema cloud permette di limitare le trafile solite tra i vari uffici: è possibile per il commercialista di accedere in modo passivo alle fatture e a tutti i documenti della contabilità. Questa possibilità permette di operare in pochi minuti, smaltendo le pratiche in modo veloce e immediato comodamente dal pc, dallo smarphone o dal tablet. Quindi è consigliabile per chi deve realizzare delle fatture, evitando di acquistare software costosi e professionali, utilizzare dei software gratuiti online. È chiaro che non siamo di fronte ad un livello altamente professionale, servizi dunque utili per realizzare un numero non molto elevato di fatture. Sono spesso associati anche dei servizi aggiuntivi che permettono di gestire gli elenchi di clienti e fornitori, le scadenze e le merci: per questo sono indicati anche ad aziende medio piccole e liberi professionisti.
Il programma per fatture più usato dalle piccole e medie imprese italiane. Ideale per aziende, artigiani, negozianti, professionisti e chiunque abbia l’esigenza di emettere fatture e gestire un magazzino.
